Nasz międzynarodowy projekt… i nareszcie za chwilę pierwsze spotkanie na żywo!
Ponoć mam w zespole niezłe tęgie głowy. Facet ze Stanów, jakaś Niemka, Szwedka, Hiszpan czy Włoch, dalej Rosjanin czy Ukrainiec, w każdym razie tu ze Wschodu, jacyś kolesie z Indii i z Chin (a może któryś z nich to jednak kobitka? Tak po imionach w sumie ciężko się w tym połapać). Dowiem się na spotkaniu.
Jak dobrze zacząć, żeby świetnie skończyć – porady konsultanta międzykulturowego
Świeży lider zespołu znajduje się w uprzywilejowanej pozycji – będzie miał możliwość zobaczyć i poznać członków swojego teamu na żywo. W wielu sytuacjach menadżerowie, a w szczególności menadżerowie projektów, rozpoczynają kontakt od maila i kończą go na rozmowie telefonicznej. Już na wstępie w oczy rzuca się fakt, że ten konkretny zespół jest mocno rozrzucony geograficznie. Niezależnie od różnic kulturowych, z którymi też przyjdzie się zmierzyć, pojawia się kwestia stref czasowych. W praktyce to nic innego jak bardzo wczesne lub bardzo późne rozmowy i maile oraz znacznie dla niektórych członków zespołu przesunięte godziny pracy, co może skutkować naruszeniem równowagi praca-dom i w dłuższym okresie – uszczerbkami na dostępności lub na jakości wykonywanych zadań członków grupy.
Jak stawić czoła tym wyzwaniom? Dobrym pomysłem może być wspólna rozmowa (telekonferencja) zespołu w godzinach zmieniających się, tak aby każdy w którymś momencie miał tę rozmowę w ciągu swoich zwykłych godzin pracy. Inny pomysł to ustalenie stałej, w miarę możliwości jak najlepiej dopasowanej do wszystkich członków grupy pory rozmów – można ją wtedy zaplanować z pewnym wyprzedzeniem i odpowiednio zorganizować pozostałe aktywności.
Dobre praktyki na rozpoczęcie pracy w wirtualnym zespole
Wydaje się, że nasz nowy lider niewiele wie o członkach swojego zespołu. Najwyraźniej ma zamiar dogadać wszystko na żywo, kiedy członkowie zespołu rzeczywiście spotkają się face to face. To jednak spory błąd. Jeśli spotkanie face to face ma być efektywne, musi być też dobrze przygotowane. Oto garść dobrych praktyk dla osób rozpoczynających prowadzenie wirtualnego, wielonarodowego zespołu.
Podejdź do każdego indywidualnie
Kontakt wirtualny jest bardziej suchy i mniej angażujący emocjonalnie niż kontakt na żywo. Buduj więc okazje do osobistego kontaktu grupy i koniecznie osobiście porozmawiaj telefonicznie z każdym jej członkiem, mając na uwadze styl jego pracy, możliwości, ograniczenia, a także priorytety we współpracy.
Zaplanuj czas na każdą taką rozmowę. Umówcie się na jakąś wygodną i możliwą dla obu stron porę. Dzięki temu poczujesz, a niektórzy powiedzą – „wyczujesz”, każdą z osób, z którymi będziesz pracować w najbliższym czasie.
Sprawdź kto tak naprawdę jest po drugiej stronie
– Nie masz pewności, czy Twój nowy współpracownik to kobieta czy mężczyzna? To normalne – wiele zagranicznych imion różni się od tych używanych przez nas na co dzień. Pomyśl, że Twoje imię też może budzić czyjeś wątpliwości. Jak wybrnąć z tej krępującej sytuacji? Spróbuj podejrzeć daną osobę w sieci, na przykład poprzez sprawdzenie jej profilu na LinkedIn lub w intranecie Waszej firmy, jeśli firma coś takiego prowadzi. Możesz od razu zaprosić tego współpracownika do swoich kontaktów. Pamiętaj również o tym, aby odpowiednio zaprezentować swój profil – Ty także możesz być oglądany w sieci!
Kolejny ciekawy i godny uwagi pomysł na poznanie się nawzajem to prośba o podesłanie swojego zdjęcia – później można zrobić z niego np. mały kolaż ujęć członków grupy. Jedna z najlepszych koncepcji takiego budowania zespołu to przygotowany wstępnie layout jednego slajdu z miejscem na imię, zdjęcie, kilka słów o sobie zawodowo i przestrzeń na wpisanie hobby czy ciekawostki na swój temat. Gdy wszystkie pojedyncze slajdy zostaną wysłane do lidera projektu, ten ma już pełen materiał na pierwsze wspólne spotkanie online, podczas którego każdy będzie mógł opowiedzieć innym o sobie.
Spytaj o potrzeby i oczekiwania
– O czym jeszcze należy pomyśleć? Aby ustalone pierwsze spotkanie było jak najbardziej wartościowe i sprawnie przebiegało, warto z wyprzedzeniem indywidualnie zapytać, jakie dana osoba ma względem niego preferencje. Dzięki temu będziesz w stanie odpowiednio się przygotować, a członkom zespołu wysłać agendę lub określić cele spotkania, co pozwoli zaoszczędzić sporo czasu i usprawnić jego przebieg.
Autorka: Monika Chutnik